Gmail stopt met POP; het ophalen van mail uit andere accounts

Als je Gmail gebruikt om zowel je privé als zakelijke mail uit te lezen, heb je misschien de melding al gezien: je kunt binnenkort niet langer e-mails uit accounts van derden ophalen naar je Gmail-account met POP. Ik leg je uit wat het inhoudt en welke andere opties er zijn.

Dit is wat er nu gebeurt

Veel ondernemers hebben twee soorten e-mail:

• een Gmail-adres
• een zakelijk e-mailadres zoals info@jouwbedrijf.nl

Tot nu toe kon Gmail automatisch de mail uit dat zakelijke account ophalen via een POP-verbinding. Daardoor hoefde je maar één inbox te controleren en had je al je mail overzichtelijk op één plek. Nieuwe berichten uit je andere mailbox verschenen gewoon in je Gmail-inbox. Handig, want zo hoefde je niet steeds tussen verschillende mailboxen te wisselen.

Wat gaat er dan veranderen?

Heel simpel: Google stopt met deze functie. Dat betekent dat Gmail straks niet meer automatisch mail ophaalt uit andere e-mailaccounts. Als je deze functie gebruikt, kan het dus zijn dat nieuwe mails uit je andere mailbox niet meer in Gmail verschijnen.

Wat kun je dan doen?

• Mail automatisch laten doorsturen
  Je kunt in je zakelijke mailbox instellen dat alle mails automatisch worden doorgestuurd naar je Gmail-adres. Dan blijven alle berichten gewoon in Gmail binnenkomen zoals je gewend bent.

Tip van Marce! Gebruik labels in Gmail om je mail overzichtelijk te houden. Wanneer je mail automatisch laat doorsturen, kun je in Gmail filters instellen die deze berichten automatisch een label geven. Zo blijft je inbox net zo overzichtelijk als voorheen.

• Je account toevoegen aan je mail app via IMAP
  Een andere optie is om je zakelijke mailbox rechtstreeks toe te voegen aan een mailapp. In plaats van dat Gmail je mail ophaalt, koppel je je mailbox direct aan een app op je telefoon, tablet of computer via IMAP. Het voordeel daarvan is dat je je mail gewoon op meerdere apparaten kunt bekijken en dat alles netjes gesynchroniseerd blijft. Als je een mail leest, verplaatst of verwijdert, gebeurt dat meteen in je echte mailbox.
  
  Je blijft dan gewoon al je inkomende mail op één plek bekijken, ook al komen ze uit verschillende accounts. Je hoeft dus niet meer per se Gmail te gebruiken om alles samen te brengen.

• Je zakelijke mailbox rechtstreeks gebruiken
  Je kunt er ook voor kiezen om je zakelijke mailbox gewoon via je hostingprovider te blijven gebruiken. In dat geval lees je je mail niet in Gmail, maar via de webmail van je hosting. Dat is misschien iets minder handig omdat het een extra omgeving is, maar het werkt natuurlijk nog steeds prima.

Wat betekent dit voor ondernemers?

Voor veel kleine ondernemers is Gmail een fijne centrale plek voor alle mail. Als je deze functie gebruikt, is het goed om even te controleren hoe jouw e-mail is ingesteld. Gebruik je Gmail om je zakelijke mail op te halen? Dan kan het slim zijn om één van bovenstaande opties te gaan instellen, voordat je straks mails misloopt.

Gmail blijft overigens wel de mogelijkheid bieden om e-mails uit een andere mailbox eenmalig te importeren. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld overstapt naar Gmail en je oude mails wil meenemen. Nieuwe berichten worden daarna echter niet automatisch meer opgehaald.

Twijfel je hoe jouw e-mail is ingesteld?

Weet je niet zeker of jouw Gmail momenteel mail ophaalt uit een andere mailbox? Dat kun je gelukkig vrij eenvoudig controleren.

• Ga in Gmail naar Instellingen → Accounts en import.
• Daar vind je het onderdeel “Mail van andere accounts controleren”.
• Staat daar een extra e-mailadres (bijvoorbeeld je zakelijke mailadres)? Dan haalt Gmail waarschijnlijk via POP automatisch mail op uit die mailbox.

Als je daar niets ziet staan, dan gebruik je deze functie waarschijnlijk niet en verandert er voor jou weinig.

Kom je er niet helemaal uit of wil je weten wat voor jouw situatie de beste oplossing is? Dan help ik je daar natuurlijk graag bij. Stuur me een berichtje of plan een afspraak in 🙂